יום גיבוש לעובדים: איך לתזמן פעילות כשחלק מהצוות עובד מרחוק או במשרה חלקית

יש לכם קבוצת וואטסאפ של הצוות, ואתם מנסים לתאם יום גיבוש. מישהי עובדת שלושה ימים בשבוע. מישהו אחר מגיע למשרד פעמיים בחודש. יש כאלה שעובדים מהבית לגמרי ומגיעים רק לאירועים. ואז מגיע השלב הכי מתסכל: לנסות למצוא יום אחד שבו כולם, או לפחות רוב האנשים, באמת פנויים לצאת מהשגרה.

זו לא בעיה של מוטיבציה או רצון טוב. זו בעיה לוגיסטית אמיתית שכל מי שמנהל צוות משולב היום מכיר. והיא לא נפתרת בלחץ או בהודעה דחופה בקבוצה, אלא בתכנון מוקדם שמביא בחשבון את המציאות של הצוות שלכם כמו שהיא, לא כמו שהייתה לפני כמה שנים.

איך לבחור מועד ליום גיבוש לעובדים כשהצוות לא עובד באותם ימים

הצעד הראשון הוא להפסיק לחפש "יום מושלם" שמתאים לכולם במאה אחוז – כי במציאות היברידית כזה לרוב לא קיים. במקום זה, שווה למפות את ימי הנוכחות המשותפים הגבוהים ביותר: הימים שבהם הכי הרבה עובדים, כולל אלו במשרה חלקית, נמצאים פיזית במשרד או זמינים לפעילות משותפת. אם יש יום קבוע שבו רוב הצוות מגיע למשרד לישיבת צוות או עבודה משותפת, זה לרוב המועד החכם ביותר ליום גיבוש.

כדאי גם לבדוק מה קורה בסוף רבעון או בסוף חודש, מועדים שבהם לעיתים יש פחות עומס תפעולי מאשר באמצע מחזור עבודה. השילוב בין תאריך נוח מבחינה עסקית לבין יום שבו יש נוכחות גבוהה של הצוות הוא הדרך המעשית ביותר לצמצם היעדרויות, בלי להבטיח שכולם יגיעו.

לתאם מראש עם כל העובדים, גם אלו שבמשרה חלקית

ברגע שיש תאריך מועמד, השלב הבא הוא לשתף אותו עם כל הצוות מוקדם ככל האפשר, ולא רק עם מי שנמצא פיזית במשרד בשגרה. עובדים במשרה חלקית או עובדים מרוחקים צריכים לדעת על המועד מספיק זמן מראש כדי לסדר את היום שלהם סביבו, בדיוק כמו כל חבר צוות אחר. הודעה מוקדמת, גם אם לא כולם יוכלו להגיע בסוף, משדרת שהפעילות מיועדת לכולם ולא רק למי שנמצא במשרד באופן קבוע.

חשוב גם להסביר בקצרה מה המטרה של היום – גיבוש, עבודת צוות משותפת, הזדמנות להכיר אנשים שבשגרה פחות נפגשים פנים אל פנים. כשעובדים מבינים למה זה חשוב, הם נוטים לנסות להתארגן סביב התאריך במקום לראות בו עוד אילוץ בלוח הזמנים.

מה לצפות מפעילות כשלא כל הצוות מגיע באותו יום

גם עם התכנון הטוב ביותר, סביר שלא כל חבר צוות יגיע ביום הנבחר. זו לא סיבה לוותר על הרעיון של יום גיבוש – אלא סיבה לבחור פעילות שמתאימה לקבוצה שבפועל תהיה נוכחת, גדולה או קטנה ככל שתהיה. ODTeam מתמחה בדיוק בזה: פעילויות ODT המבוססות על משחקים, משימות ואתגרים קבוצתיים שמותאמות לגודל הקבוצה ולמטרת היום, בלי תלות במספר קבוע של משתתפים.

פעילות ODT טובה בנויה כך שהיא עובדת גם עם קבוצה מצומצמת יותר וגם עם קבוצה גדולה, מכיוון שהדגש הוא על תקשורת, שיתוף פעולה, חשיבה וקבלת החלטות בין האנשים שבאמת נמצאים שם – לא על מספר "קריטי" של משתתפים. כך שגם אם חלק מהעובדים במשרה חלקית לא הגיעו באותו יום ספציפי, מי שכן נמצא עדיין חווה יום גיבוש משמעותי ומגובש, ולא מרגיש שהחסרים "קלקלו" את החוויה. מי שמחפש יום גיבוש לעובדים בצוות משולב, יכול להתייעץ על התאמת הפעילות למצב הספציפי של הקבוצה שלו.

תקשורת מוקדמת שמצמצמת חוסרים ביום עצמו

מעבר לבחירת התאריך, יש כמה הרגלים פשוטים שמצמצמים את מספר הנעדרים ביום הגיבוש עצמו. ראשית, לקבוע את התאריך הסופי לפחות כמה שבועות מראש, ולא כהודעה של רגע לפני. שנית, לשלוח תזכורת שבוע-שבועיים לפני, כדי שהיום לא "ייעלם" בתוך לוח זמנים עמוס. שלישית, לתת לעובדים במשרה חלקית את האפשרות לבחור אם היום הזה הוא יום העבודה הקבוע שלהם או לא, ולתכנן בהתאם – ייתכן שחלק מהם ישמחו להגיע דווקא ביום שבו הם לא עובדים, כדי לא לפספס את החוויה.

כדאי גם לשתף את הצוות מראש שהפעילות מותאמת למספר המשתתפים שיהיה בפועל, כך שאף אחד לא ירגיש שהוא "צריך" להגיע בכל מחיר כדי שהיום לא יתבטל. זה מוריד לחץ ומגדיל את הסיכוי שאנשים יגיעו מתוך רצון אמיתי ולא מתוך תחושת חובה.

אם אתם מנהלים צוות שמשלב עובדים במשרה מלאה, חלקית ומרחוק, ורוצים לדבר על מועד ופורמט שיעבדו בפועל, אפשר להתייעץ עם ODTeam לגבי התאמת יום הגיבוש לצוות שלכם – כולל גודל הקבוצה הצפוי, המטרה של היום והמיקום המועדף. ההתאמה נעשית לפי הקבוצה הספציפית שלכם, לא לפי תבנית אחידה.

השלב הבא פשוט: התקשרו ל-054-7573273 או השאירו פרטים כדי לספר על סוג הקבוצה, מספר המשתתפים המשוער, הגילאים, המיקום המועדף והתאריך שאתם שוקלים – ונתאים יחד פעילות ODT שתעבוד גם עם צוות שלא כולו נוכח באותו יום.

שאלות נפוצות על תזמון יום גיבוש לצוות היברידי

מה עושים אם חלק מהעובדים עדיין לא יכולים להגיע ביום שנבחר?

זה קורה כמעט תמיד בצוותים היברידיים, ולא צריך לבטל את היום בגלל זה. פעילות ODT מתוכננת ומתואמת מראש לגודל הקבוצה שבפועל תגיע, כך שגם קבוצה קטנה יותר מקבלת חוויה מלאה ומגובשת.

כמה זמן מראש כדאי לקבוע יום גיבוש לעובדים?

ככל שמקדימים יותר, כך גדל הסיכוי שגם עובדים במשרה חלקית יוכלו להתארגן סביב התאריך. קביעה של כמה שבועות מראש, עם תזכורת קרוב למועד, היא הדרך הפרקטית ביותר לצמצם היעדרויות.

האם אפשר להתאים את הפעילות לגודל קבוצה משתנה?

כן, זה בדיוק התפקיד של תהליך ההתאמה מול ODTeam. הפעילות נבחרת לפי מספר המשתתפים, הגילאים והמטרה של היום, כך שהיא מתאימה הן לקבוצה גדולה והן לקבוצה מצומצמת יותר.

איך בוחרים בין פעילות ODT לקבוצה חלקית לבין דחיית האירוע?

אם רוב הצוות יכול להגיע ביום מסוים, עדיף לקיים את הפעילות עם מי שנוכח מאשר לדחות שוב ולהסתכן בכך שלעולם לא יימצא יום "מושלם". הדחייה החוזרת לרוב פוגעת יותר במורל מאשר פעילות עם חלק מהצוות.

מה חשוב לספר ל-ODTeam כדי לקבל הצעה מתאימה?

כדאי למסור את סוג הקבוצה, מספר המשתתפים הצפוי, הגילאים, המיקום המועדף, התאריך הרצוי ומטרת הפעילות – כך ניתן להתאים פעילות ODT שמתאימה בדיוק למצב של הצוות שלכם.